Concept recensie: Het Perfecte Project, de mens als sleutel tot succes van Bart Flos

Een boek naar mijn hart ‘Het perfecte project’ van Bart Flos! In het boek beschrijft de auteur niet zo zeer de of een projectmethodiek. Wat hij wel doet, is je wijzen op het testen van de volwassenheid van een project, waar gaat het fout, op welk moment moet je niet instappen en waar moet je nadrukkelijk STOP zeggen. Je vraagt je af waarom er nog zo veel projecten fout gaan, als je dat zou kunnen voorkomen door - onder andere -dit boek te lezen.

Door het boek ‘Het perfecte project’ heen kom je regelmatig de wet van Murphy tegen “Als iets fout kan gaan, dan zal het ook fout gaan”. De ervaringen die Bart Flos heeft opgedaan met het leiden en managen van tal van projecten hebben hem geïnspireerd om dit boek te schrijven.

Voor mij was het een feest van herkenning. Tijdens mijn eigen afstuderen heb ik onderzoek gedaan naar de effecten van zwak of sterk gestuurde projecten en programma’s binnen een organisatie. Een aantal belangrijke leerpunten daaruit waren: veel projecten of programma’s worden gestart zonder een duidelijk businessplan, er zijn geen duidelijke evaluatie en go/no go momenten, de financiële verantwoording is slecht ingericht. Daarnaast liepen projecten en programma’s vaak vast omdat gaande de rit nieuwe elementen werden toegevoegd, die van invloed waren op het eindproduct en de doorlooptijd. Tel daarbij op de onbekwaamheid van een projectleider of programmamanager en het tussentijds vertrek van deze personen en de nodige risico’s zijn binnengehaald.

De auteur beschrijft dat onder meer in zijn vijf generieke oorzaken van projectfalen, namelijk:

1)         Er is grenzeloos optimisme in de voorbereidingsfase;

2)         Als we eenmaal begonnen zijn, kunnen we niet meer stoppen;

3)         We pakken de onvermijdelijke problemen verkeerd aan;

4)         We gedragen ons niet als ondernemers en

5)         We evalueren, delen en vieren onze ervaringen niet.

Naar de mening van Bart Flos zou de mijlpaal tussen voorbereiding en uitvoering een zwaarbewaakte vestingmuur moeten zijn, met boogschutters tussen de kantelen en een zwaar gebarricadeerde poort waar je alleen door komt als je je huiswerk hebt gedaan. Dat is heel anders dan hoe het in de praktijk gebeurt. Als de totale hoeveelheid menselijke energie die in een project gestoken wordt op honderd wordt gesteld dan zou die – naar de mening van de auteur - op de volgende wijze moeten worden verdeeld 50/20/30. De helft moet zitten in de goede voorbereiding van het project zodat er nog maar twintig procent nodig is voor de uitvoering. De laatste dertig procent besteed je dan aan de evaluatie. In de praktijk ziet het er vaak veel slechter uit. Een typische procentuele energieverhouding van een ontspoort prutsproject is 5/95/0.

Bart Flos leert de lezer kennis maken met tal van testen zoals de Project Matchtest. Daarbij gaat het er vooral om, om de juiste leider op de juiste plaats te krijgen door het soortelijk gewicht van een project te bepalen. Omdat te doen moet je vier basiselementen van een project met elkaar in verband brengen: tijd, geld, mensen en impact. Kost een project veel geld en gaat er veel tijd meegemoeid dan zou je kunnen constateren dat het een ‘groot’ project is. Alleen dan heb je twee elementen er buiten gelaten: de mens en de impact. Voeg een persoon aan een project toe en de complexiteit neemt exponentieel toe. Dat komt omdat iemand zijn unieke mix van persoonlijke eigenschappen en gedragskenmerken toevoegt aan het project. Stel dat het project om wat voor reden dan ook faalt, wat voor invloed heeft dat op het voortbestaan van het bedrijf. Ergo impact is ook een belangrijk basiselement voor het wegen van een project.

Behalve de Project Matchtest introduceert Bart Flos ook de PRIC-lijsten, waarbij PRIC staat voor PRoject Informatie en Confrontatie. Als projectmedewerker wil je weten, voor je tot een project gaat toetreden, hoe het project er voor staat. Steek dus je vinger op en stel kritische vragen, want daardoor confronteer je collega’s en leidinggevenden bewust met de werkelijkheid.

Durf ook het S.T.O.P.-principe te hanteren, want opnieuw beginnen is stoer. Stoppen toont lef  en betekent kritisch nadenken, eventueel teruggaan naar de tekentafel, opnieuw beginnen en het project perfectioneren.
Waarom wordt een project niet gerund als een professionele onderneming?, is een vraag die in het boek naar voren komt. Naar de mening van de auteur zijn projecten (mini)ondernemingen die hun bestaanscyclus van oprichting tot ontbinding in veel kortere tijd afwerken dan we gewend zijn. En ze kunnen potentieel veel meer schade aanrichten in financiële maar zeker ook in persoonlijke zin.

Bart Flos houdt in zijn boek een warm pleidooi om nog eens goed na te denken over het feit of het wel zinvol is allerlei methoden en technieken, zoals PRINCE, SCRUM, PMBoK, IPMA, etc., rücksichtsloos een organisatie in te slingeren. Het heeft geen zin iedereen even naar een managementschool toe te sturen waardoor alle projecten succesvol zullen verlopen. Je gaat daarbij voorbij aan belangrijke zaken die nodig zijn om een project tot een goed einde te brengen zoals: leiderschap, het rekening houden met de organisatie, de omgeving en het individu, terwijl het daarnaast belangrijk is om flexibel te blijven en te kunnen improviseren. Al is het alleen al vanwege de voortdurende veranderingen.

Het is een geweldig leuk geschreven boek om te lezen en als je even snel wilt ruiken aan de inhoud pak dan hoofdstuk 6 er bij, daarin wordt in een notendop beschreven wat je in de verschillende hoofdstukken in het boek kunt vinden. Vergeet ook niet de verschillende aangeboden testen te doen, want die zijn zeer behulpzaam bij het waarderen van het perfecte project. Als er nog een ander belangrijk punt is om projecten in goede banen te leiden, let dan op de mens in het project: de mens is the mother of all fucks-ups, maar tegelijkertijd – mits daar aandacht voor bestaat - ook het kantelpunt naar succes.

Over Dick Bos
Dick Bos (1958) studeerde onder andere Rechten aan de Erasmus Universiteit Rotterdam en Bedrijfskunde aan de NCOI Business School (MBA). Daarnaast voltooide hij naast tal van managementcursussen de opleiding tot gecertificeerd compliance officer bij het NIBE-SVV. Hij is werkzaam als kwartiermaker voor het opzetten van een Beveiligingsautoriteit binnen het ministerie van Veiligheid en Justitie.

Interessante link

www.dickbosadvies.nl

Recensie 'Scrum voor managers' van Rini van Solingen en Rob van Lanen

Een overzichtelijk boek ‘Scrum voor managers’ van Rini van Solingen en Rob van Lanen. Maar is het nu echt zo anders als een goed uitgevoerd project- of programmanagement. Over de vormgeving is goed nagedacht. Het kiezen voor aansprekende foto’s en passende teksten versterken het effect van het daaropvolgende hoofdstuk en daarmee het boek.

De ondertitel van het boek ‘Scrum voor managers’ luidt: ‘Dé methode voor teameffectiviteit en resultaatgericht organiseren’. De boodschap die daarin ligt kan niet duidelijker zijn, maar de vraag dient zich aan: ‘Is scrum daar nu zo bijzonder in?’ Ik heb het boek met veel interesse doorgelezen en begrepen dat een aantal zaken belangrijk zijn binnen het hanteren van scrum, namelijk:

1) Je moet de regels van het spel echt veranderen. Dus weg van klaar aan het einde naar alles wat gedaan wordt is af en we organiseren geen mensen om het werk heen, maar het werk stroomt naar de mensen toe;

2)Werken in crossfunctionele teams. Dat betekent zelfvoorzienend zijn en goed georganiseerde teams opzetten;

3) Resultaten direct zichtbaar en transparant maken. Er worden altijd werkende resultaten opgeleverd en alles in het proces is transparant en inzichtelijk;

4) Constante focus aanbrengen op het snel leveren van waarde voor de klant. Dat betekent het meten van directe businesswaarde voor de klant;

5) Stap voor stap gaan werken en continu van elke stap proberen te leren. Het uitgangspunt is leren door te doen en niet achteraf kijken wat er fout is gegaan.

Het waardevolle van scrum vind ik is, dat er sprake is van dedicated mensen in een scrum team. De leden worden niet afgeleid, maar kunnen zich geheel richten op het ene product wat moet worden opgeleverd. Daarnaast spreekt natuurlijk aan dat een team crossfunctioneel wordt samengesteld, alle expertise die nodig is, is binnen het team aanwezig.

De gevleugelde manier van werken binnen deze scrumteams is om aan het begin van de dag bij elkaar te komen en de volgende vragen door te lopen:

1) Wat heb ik gisteren gedaan en wat ging goed?

2) Wat ga ik vandaag doen en

3) Welke hulp heb ik daarvoor van de andere teamleden nodig.

En dan beginnen de ‘sprints’, de doorlooptijden van hapklare tussenproducten die leiden tot het uiteindelijke eindfabricaat. Alleen het woord ‘sprint’ al roept bij mij onrust op, een zekere vorm van gejaagdheid. O ja, en dan is er ook nog een product backlog (naar mijn idee een soort werkvoorraadbeheer), een sprint backlog, een development team een scrummaster, etc.. Bij mij ontstaat dan de vraag waarom er geen Nederlandse aanduidingen voor kunnen worden gebruikt, dat lijkt toch niet zo moeilijk?

Wat vooral blijft hangen is het feit dat je en scrum team ook zou kunnen vergelijken met een goed georganiseerd projectteam binnen een groter programma. Het verschil is dat er geen projectleider is, maar als de programmamanager zijn rol goed vervult kan het zo maar een goede scrummaster zijn en de producten op tijd opleveren.

Met deze recensie wil ik de waarde van ‘scrum’ niet bagatelliseren maar het eerder plaatsen als ‘een methode’ binnen de vele andere methoden die er zijn. Als ik het voorgaande dan relateer aan de aangehaalde tekst van Darwin in het boek: ‘It is not the strongest of the species that survive, nor the most intelligent, but the one most responsive to change!’ dan staat de keuze van de methodiek wat mij betreft vrij, zo lang de gekozen methode maar helpt om adequaat te reageren op verandering.

Het is een boeiend boek om te lezen, de lay-out is keurig verzorgd en de samenvattingen aan het einde van een hoofdstuk to the point. Een boek dat inzicht geeft in scrum, je leert nadenken en deze methode leert plaatsen en vergelijken met al die anderen mogelijkheden die er zijn.

Over Dick Bos
Dick Bos (1958) studeerde onder andere Rechten aan de Erasmus Universiteit Rotterdam en Bedrijfskunde aan de NCOI Business School (MBA). Daarnaast voltooide hij naast tal van managementcursussen de opleiding tot gecertificeerd compliance officer bij het NIBE-SVV. Hij is werkzaam als kwartiermaker voor het opzetten van een Beveiligingsautoriteit binnen het ministerie van Veiligheid en Justitie.

Interessante link

www.dickbosadvies.nl